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May 03, 2017 / by /

Gérer votre cash entrant grâce à la balance âgée

Certaines entreprises font face à des difficultés pour payer toutes leurs charges mensuelles alors que les équipes travaillent d’arrache-pied et que des factures sont régulièrement émises. C’est la mésaventure qui est arrivée à l’un de nos clients récemment.

Alors que les affaires semblaient prospères, chaque fin de mois, les managers se demandaient s’ils allaient pouvoir honorer toutes les factures et les rémunération. On y savait que quelques factures étaient en retard bien entendu, et que certains clients - lesquels ? - avaient des délais de paiement spécifiques. Mais de là à s’angoisser tous les mois, ce n’était pas normal.

De deux choses l’une : soit l’activité était sous-facturée, soit les factures n’étaient pas payées à temps.

L’affaire fut rapidement réglée vu le chiffre d’affaires et les bons de commande qui étaient signés : le problème devait forcément se situer au niveau de l’encaissement des factures.

Ensemble, nous avons rapidement mis en place un outil simple du suivi de l’encaissement des factures émises : une Balance Âgée. La balance âgée est un état récapitulatif des factures ouvertes par dates d’échéance. En d’autres termes, et dans sa forme la plus basique, la Balance Âgée est un tableau qui reprend chacune des factures émises, sa date d’échéance, et le retard de paiement qui lui est associé.

En y ajoutant un peu d’intelligence supplémentaire, quelques KPI simple en plus : les données sont venues étayer l’intuition de certains. Les clients avaient pris la mauvaise habitude de payer les factures en retard. Grâce à la balance, il était mis noir sur blanc, quels étaient les clients qui devaient le plus d’argent à l’entreprise, qui avaient la plus grosse ardoise en retard, et aurpès de quels chargés de relation il y avait les plus gros retard d’encaissement.

On subdivisa les données en deux grandes classes : les factures non encore échues et celles qui étaient échues. Les impayés représentaient plus de 3 mois d’activité ! Jamais, les managers n’auraient dû s’inquiéter pour boucler les fins de mois.

On utilisa le rapport ainsi produit pour prioriser les actions à entreprendre : on commença d’abord par faire un rappel pour toutes les factures échues depuis plus de 60 jours. Les managers suivirent de près les chargés de relation qui présentaient les plus grands arriérés de paiement. Voilà pour la mesure conjoncturelle.

Structurellement, et afin d’éviter que cette situation ne se présente encore à l’avenir, il a été décidé d’automatiser la balance âgée, de la rendre disponible à tous les concernés, et en temps réel.

En l’espace de deux semaines, deux tiers des impayés ont été collectés. De quoi voir les prochains mois avec sérénité.

Bien évidemment, sans la bonne volonté des uns et des autres, les données ne peuvent (encore) rien faire. Mais on y travaille !