Our blog

Know what we are thinking and doing

April 09, 2017 / by /

Votre reporting est-il (trop) pauvre ?

La mesure de la performance est essentielle pour les décideurs afin de savoir si la stratégie de l’entreprise est correctement exécutée et pour apporter les corrections qui s’avèrent nécessaires. Pourtant, si tout le monde s’accorde sur l’importance de contrôler le cours des activités, force est de constater que le reporting pratiqué actuellement dans les entreprises n’est trop souvent pas à la hauteur de ce qu’on en attend.

Différents facteurs expliquent cet état des lieux : surabondance des rapports dans l’entreprises, des équipes fatiguées par les opérations manuelles et répétitives et des processus internes souvent anarchiques.

L’indigestion de rapports

L’adage veut que l’on ne peut pas améliorer ce que l’on ne mesure pas. Pris de panique à l’idée de ne passer à côté de quelque chose qui pourrait être amélioré, les managers décident de tout rapporter. Même si l’on ne s’en sert pas aujourd’hui, ni demain, on compile les informations. Après-demain qui sait… peut-être cela servira-t-il à quelqu’un pour quelque chose.

Une autre cause d’inflation du reporting - et bien plus pernicieuse cette fois - peut provenir du fait que les plus hauts décideurs ne partagent pas une vision commune de la stratégie de l’entreprise, ni des moyens à mettre en oeuvre. Sans objectifs communs, les décideurs demandent à leurs équipes de rapporter sur des éléments qui servent leurs intérêts. Quelque fois à l’encontre de la stratégie, comme j’ai déjà pu le constater malheureusement.

Je pense également à ces managers qui reçoivent différents rapports à fréquence régulière. Mais tous ses rapports diffèrent dans leur forme. A chaque fois, il doit prendre quelque instants pour se remettre : “à oui, c’est tel rapport, il se lit de telle manière”. Perte de temps qui souvent incitera le lecteur à passer au rapport suivant (il y en a tellement d’autres à lire) ou à la tâche suivante.

L’exaspération des contrôleurs

La plupart des équipes de contrôle de gestion sont épuisées - voire dépassées - car elles passent la majorité de leur temps à construire et à reconstruire leurs rapports pour des lecteurs insatisfaits et changeant constamment de point de vue. Les préoccupations managériales changent, mais parfois elles changent trop vite car la mesure n’a pas été bien pensé à l’origine. Combien j’ai vu de contrôleurs produire un rapport sur telle mesure, le mettre à jour le mois suivant pour s’entendre dire que finalement l’indicateur a changé. Frustration.

Il arrive également que les contrôleurs soient dépassés par l’environnement technique ou le volume d’informations à traiter. Un tableur c’est bien. Mais lié tables pivots sur tables pivots nuit gravement à la santé du fichier excel. Le simple fait de rafraichir le fichier excel prend énormément de temps, temps réellement perdu à attendre.

Il y a également ce phénomène qui me rend triste. Le métier de contrôleur de gestion consiste à … contrôler la gestion de l’entreprise. Malheureusement, ces “contrôleurs” passent plus de 80% de leurs temps à reproduire tous les mois les mêmes opérations manuelles (et répétitives) afin de mettre leurs rapports à jour. Pauvre valeur ajoutée. Un jour, un contrôleur m’a dit qu’il était le roi du copier-coller, qu’il fallait l’appeler “Copy-Paste Master”. Cela m’a fait sourire.

Et puis, il y a l’exaspération des contrôleurs parce que les décideurs ne font rien de leurs données. Diverses raisons à cela : manque de temps, changement d’objectifs, mais surtout parce que les données n’indiquent pas les actions à (entre-)prendre. Le lecteur du rapport ne sachant ce qui s’y cache pour lui préfère passer son chemin. Si quelque chose d’urgent ou de grave devait venir à se produire, quelqu’un le lui fera bien remarqué se dira-t-il. Mais à ce moment là il sera trop tard. Angoisse.

L’anarchie des processus

La plupart des entreprises possèdent plusieurs systèmes d’information, contenant différentes parties des données à exploiter. Les processus de collecte, d’analyse et de production des rapports pour les utilisateurs est anarchique; chaque utilisateur agit dans son coin.

Et puis arrive le jour où l’un des contrôleurs est appelé à prendre des congés, s’absente en période de production des rapports parce qu’il est malade ou qu’il quitte l’entreprise. Combien de rapports ne sont-ils pas morts dans ces circonstances-là. En effet, chacun à sa logique quand il crée son fichier excel. Et peu la documente, si bien qu’ une personne qui part, c’est un rapport qui meurt. Et son successeur recréera un nouveau rapport sur la même thématique. Gaspillage.

Ces trois éléments (surabondance de l’information, épuisement des équipes, et anarchie dans les processus) emportent pour conséquence que les décideurs ont de plus en plus de difficultés à accéder aux informations appropriées, au moment où ils en ont besoin, là où ils en ont besoin et avec le niveau de détail requis.

C’est pourquoi nous avons décidé de prendre le taureau par les cornes afin d’aider nos clients à réduire significativement la quantité d’informations pour améliorer la visibilité sur les affaires.

Bien souvent chez nos clients la majorité du travail sur la saisie des données avait déjà été accomplie. Ne restait alors que la dernière étape à réaliser : la structuration et la présentation de ce qui est réellement important pour les décideurs. Nous accomplissons cela grâce à la Business Intelligence.

La Business Intelligence (Intelligence économique) est un outil décisionnel incontournable à la gestion stratégique et opérationnelle des organisations. Cet outil fournit l’information indispensable - sous plusieurs formes - aux gestionnaires afin que ces derniers puissent analyser et piloter leurs activités. C’est dans ce cadre que cuBIcle intervient.